Claves para identificar un proyecto adecuado de consultoría para implementar la LOPD de forma integral

Ante la reiterada preocupación del sector profesional de la privacidad sobre la existencia de prácticas inadecuadas de consultoría la Asociación Profesional Española de Privacidad ha elaborado un conjunto de recomendaciones básicas que permitirán a las organizaciones privadas y públicas identificar cuando se les ofrece un asesoramiento adecuado.

Antes de contratar un proyecto de consultoría para implementar el cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal tenga en cuenta que:

• Adaptarse para cumplir la normativa requiere la implicación del cliente además del trabajo del consultor. Tanto la adecuación a la LOPD como mantener este cumplimiento legal en el tiempo requiere que el cliente esté concienciado; incluso es necesario que determinadas personas de la organización intervengan activamente en el proyecto.

Si en el proyecto sólo trabaja y se compromete la consultora, si le ofrecen un documento para que lo firme sin haber estudiado su empresa es muy posible que NO ESTEMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

• El cumplimiento no es algo puntual, la normativa exige mantenerlo en el tiempo. Si todo el proyecto se ciñe a la entrega de una documentación tras rellenar unos cuestionarios, y no se definen acciones que han de tener su continuidad en el tiempo, definitivamente NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

• Un asesoramiento adecuado debe incorporar un capítulo adecuado de formación de calidad y de concienciación al personal. Las formas de llevar a cabo la formación pueden ser diversas pero deben permitir contestar afirmativamente a las siguientes cuestiones:

                                – ¿Incluye medidas para que los usuarios tomen conciencia de la importancia del derecho fundamental a la protección de datos personales?

                                – ¿Precisa las obligaciones impuestas por la normativa y cómo cumplirlas?

                                 – ¿Transmite las consecuencias de su incumplimiento?

Si la respuesta es negativa, NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

• La adaptación puede suponer cambios. Si tras el análisis de su organización no se han identificado las buenas prácticas y no se han propuesto correcciones a las que pudieran ser inadecuadas NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

• La aplicación de la LOPD nunca es teórica, no existen recetas de “copiar pegar”, no basta con marcar cruces en un cuestionario, debe adaptarse a la realidad específica de la organización. Con independencia del procedimiento utilizado, su asesor debe conocer en profundidad su empresa u organización visitándola físicamente si procede, y lo habitual es que así sea si se quiere diseñar medidas de seguridad en relación con el entorno físico. Si Vd. no percibe ese interés en indagar sobre el funcionamiento real de la organización en todos los ámbitos afectados por el alcance del trabajo solicitado (físico, informático, de gestión, etc.) NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

• Debe exigirse al consultor formación específica especializada: La recogida de información debe realizarla una persona con formación cualificada. Se requieren conocimientos tanto en el ámbito jurídico como tecnológico y organizativo. El consultor debe disponer de un certificado expedido por alguna universidad española que acredite su conocimiento o documentación similar, como puede ser la certificación ACP de APEP. Cuando nuestro interlocutor en la consultora no reúna estos requisitos, NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

• El objetivo a perseguir ha de ser la adecuación plena, por tanto, el proyecto debe ofrecer acciones que persigan un cumplimiento real no sólo formal. No podemos conformarnos con un documento de seguridad “para archivar” o un conjunto de medidas de seguridad “pendientes de implementación” como meras recomendaciones en el mejor de los casos. La plena adaptación no concluye hasta que las medidas se hayan implementado y verificado su eficacia. En caso contrario, NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

• Ofrecer un servicio de consultoría tiene costes., En ocasiones, nos ofrecen un proyecto de adaptación a la LOPD con anuncios como “esto no nos va a costar nada, o casi nada, ya que aprovecharemos una subvención de otra cosa para pagarlo”. El asesoramiento jurídico y técnico no puede venderse a 2X1. Si Vd. es empresario, si administra una organización sabe perfectamente que ofrecer dos servicios por uno, y generalmente a precios por debajo de los del mercado es un negocio ruinoso. Cuando una empresa nos ofrezca un servicio de esta naturaleza es muy probable que nos esté animando a cometer un fraude, Si nos dicen “esto es gratis”, o “se lo regalo con un proyecto de formación subvencionada” NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

• Si la empresa de consultoría se compromete a ofrecerle un certificado de cumplimiento desconfíe. Si obtener un certificado de calidad, como los ISO, exige una compleja labor de auditoría, ¿cómo puede Vd. creer a las consultoras que “certifican” el cumplimiento por haberlas contratado? Este certificado no lo protegerá ante malas prácticas, denuncias, inspecciones ni las sanciones que se puedan derivar. Si un proyecto le ofrece esta “garantía”, NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

• La evolución de las TIC´s,como las aplicaciones de gestión integral, contribuyen a la mejora de la gestión empresarial, pero, al mismo tiempo, suponen flujos de información complejos que exigen adoptar medidas de seguridad adecuadas. Estos procesos deben ser analizados y documentados adecuadamente en el Documento de Seguridad, del cual se exige no solo actualización y vigencia sino también conocimiento y praxis. Cuando un proyecto no contempla los análisis técnicos adecuados que permitan reflejar las TIC y sus medidas de seguridad asociadas con el rigor exigido en la normativa, NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

• Aunque le aseguren cubrir los daños derivados del asesoramiento o del incumplimiento de la LOPD Vd. nunca estará del todo a salvo. Aunque se contrate la cobertura de un seguro, Vd. siempre se enfrenta al riesgo que para la reputación de su organización comporta la declaración de una infracción y su sanción y publicación en la web de la AEPD. La confianza de sus clientes no la garantiza ninguna aseguradora, exige un esfuerzo cotidiano. Si su consultora no le ha advertido de la necesidad de adoptar medidas de seguimiento y control, si no le ha indicado la importancia de verificar su seguridad cíclicamente y corregir cualquier defecto o incidencia que advierta, si le garantizan que no pasará nada que “el seguro lo cubre todo” NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

Si Vd. quiere conocer las prácticas que usualmente definen un asesoramiento adecuado pinche aquí.